Wiesbaden, 4. Juni 2021. Alle Wege führen nach Rom – und alle Prozesse im Unternehmen führen durchs Back Office. Denn ohne das Back Office funktioniert im Front Office fast nichts. Um Prozesse einfacher zu gestalten, ist auch dort die Digitalisierung im vollen Gange: Vier Dinge sollten alle Unternehmen hierzu im Hinterkopf haben.
von Enrico Prinz
Die Aufgaben des Back Office sind vielfältig und reichen von Assistenzaufgaben und Meetingvorbereitungen über die Bearbeitung von Bewerbungen hin zur Erstellung der Kundenverträge und Rechnungen. Um den Laden wortwörtlich am Laufen zu halten und den anderen Mitarbeitern den Rücken frei zu halten, stehen dem Back Office inzwischen mannigfaltige technische Möglichkeiten zur Verfügung. So können Unternehmen Abläufe effizienter gestalten und Zeit sparen.
Trotz des technischen Fortschritts und der Vielzahl neuer Tools befinden wir uns aber noch in einer Brückenzeit – denn es bestehen zwar ausreichend technische Möglichkeiten, es nutzen aber noch nicht alle Beteiligten in gleicher Weise. So kann das Backoffice zwar Verträge und Abrechnungen digital erstellen, aber sobald es um behördliche Angelegenheiten geht, muss es wieder auf die Papierform zurückgegreifen. Und auch Banken sind nach wie vor „Fan“ des Faxens.
Dieses Festhalten an traditionellen Abläufen hat nur teilweise etwas mit Datenschutz zu tun: Hauptsächlich sind die Umstellungen auf digitale Wege zu umfassend, um schnell stattfinden zu können. Der Wandel im Back Office braucht also Zeit. Unterschiedlich weit digitalisierte Prozesse führen dazu, dass teilweise noch immer Aktenordner die Büroräume des Back Offices zieren, während andere Dinge schon völlig digital ablaufen.
Wenn es dann aber soweit ist, spart das nicht nur Platz, sondern schont auch die Nerven, denn:
1. Die Digitalisierung im Back Office kann Ressourcen sparen – wenn sie richtig gemacht wird. Stundenlanges Durchsuchen von staubigen Aktenkisten, das Stöbern nach der richtigen Rechnung in dicken Ordnern und schließlich das Heraussuchen der Daten aus einem Zettelberg waren früher ein standardisiertes Prozedere. Heute funktionieren solche Vorgänge viel schneller – dank digitaler Tools. Diese übernehmen eine Unmenge an Aufgaben, wie die Verwaltung der Rechnungen und führen im Hintergrund eine Ordnung ein, die viel übersichtlicher und intuitiver ist als jeder Aktenschrank.
Die Digitalisierung im Back Office hat noch weitere Vorteile. So wird zum Beispiel die Dauer vieler Prozesse minimiert, wenn Dokumente digital signiert werden können, da lange Postwege wegfallen. Das spart nicht nur Zeit, sondern schont auch die Umwelt, denn je weniger Briefe geschrieben werden, desto weniger Druckerpapier wird benötigt. Tools wie die digitale Zeiterfassung und Abrechnungsanwendungen ermöglichen außerdem, dass sowohl die Berater als auch die Mitarbeiter im Back Office ihre Ressourcen effektiver nutzen können, und dadurch Zeit für das Wesentliche gewinnen.
2. Man kann der Digitalisierung nicht ausweichen. Auch wenn die Umstellung an manchen Stellen länger dauert – schließlich muss für eine Prozessänderung erst der gesamte Ablauf erfasst werden. Es ist jedoch essentiell herauszufinden, an welchen Stellen in einem Prozess Raum für Optimierung besteht, um daraufhin die Digitalisierung gezielt vorantreiben zu können. Der gesellschaftliche Wandel beeinflusst diese Prozesse natürlich mit Nachdruck von außen. Digitale Medien haben fast alle Ebenen des Alltags durchdrungen und sind für die meisten inzwischen omnipräsent. Deshalb ist es für Unternehmen funktionsnotwendig, Prozesse immer weiter zu digitalisieren und am Puls der Zeit zu bleiben. Ressourcen werden so eingespart und Wettbewerbsvorteile geschaffen, beziehungsweise Wettbewerbsnachteile verhindert.
3. Die Digitalisierung im Back Office muss gut strukturiert sein. Viele mögen sich fragen: Was kann dabei schon schiefgehen? Es ist zwar wichtig, die Digitalisierung auf allen Ebenen voranzutreiben, jedoch muss das Unternehmen mit Bedacht vorgehen, um grobe Fehler zu vermeiden. Schließlich können bei der Umstellung Prozesse ins Stocken geraten, wenn das Unternehmen Tools einsetzt, die es noch nicht ausreichend getestet hat. Mittlerweile ist die Auswahl an hilfreichen digitalen Tools so groß, dass es sich lohnt, nach den bestgeeigneten für das jeweilige Unternehmen zu suchen.
Dieser Prozess bedarf Zeit und vieler Probeläufe. So muss das Unternehmen testen, ob ein Alleskönner-Tool oder mehrere einzelne Tools, die miteinander arbeiten, passender sind, um die eigenen Abläufe zu digitalisieren. Denn die Prozesse sind meist über die Jahre gereift und an der Realität getestet und können nicht mit einer unorganisierten Umstellung auf digitale Tools ersetzt werden. Es ist klar, dass nicht mehr Fehlerquellen entstehen sollten als die, die man durch die Digitalisierung reduzieren möchte. Und schlussendlich muss man bedenken, dass ein geschulter Mitarbeiter die Software bedienen muss.
4. Betroffene Personen müssen eingebunden werden.Manch einer fühlt sich durch die Digitalisierung bedroht. Das ist verständlich, schließlich werden teilweise sogar Stellen gestrichen, weil es inzwischen einige gut funktionierende Tools gibt, die die Organisation im Back Office effizienter ausführen können. Doch es ist wichtig, anzuerkennen, dass die Digitalisierung den Mitarbeitern Arbeit abnimmt, die durch die Software viel schneller ablaufen kann. Denn die Arbeit wird nicht weniger, sondern besser. Letzendlich müssen die Mitarbeiter weiterhin andere Aufgaben erledigen, für die es kein Tool gibt. Aus diesem Grund muss zunächst ein mentaler Wandel stattfinden, damit sich alle auf die neuen, effizienteren digitalen Mitarbeiter einlassen können.
Insgesamt sollte allen Beteiligten klar sein, dass die Umstellung auf digitale Abläufe im Back Office Zeit benötigt. Sie ist eher eine Entwicklung als ein plötzlicher Umbruch. Für jedes Unternehmen funktionieren andere Systeme besser, weshalb es etwas dauern kann, bis sich positive Effekte wie die Zeitersparnis einstellen. Ab dem Moment, ab dem im Back Office dann alles digital läuft, profitieren sowohl das Unternehmen als auch die Kunden von der Umstellung.
Enrico Prinz: Berater
Enrico Prinz hat nach seinem Studium der Politikwissenschaften mit Schwerpunkt NGOs, Governance und Zivilgesellschaft langjährige Erfahrungen im Bereich der internationalen Energiepolitik in der Entwicklungszusammenarbeit und dem Fundraising einer internationalen Nichtregierungsorganisation gesammelt. Bei cometis organisiert er unter anderem das Back Office und ist für den reibungslosen Ablauf zuständig. Mit seiner Hilfe werden sukzessive viele Abläufe auf digitale Pendants umgestellt.
