Wiesbaden, 23. Juli 2021. Ein M&A-Prozess bringt viele offene Fragen, Schwierigkeiten und Herausforderungen mit sich. Um wichtige Stakeholder auf dem Laufenden zu halten und ihre Bedenken rechtzeitig zu klären, sollten Sie viel Zeit für eine gute Kommunikation einplanen.
Eine gelungene Post Merger Integration und Kommunikation erfordert viel Zeit, Fingerspitzengefühl und transparente Informationen. Mit den folgenden fünf Ratschlägen können Sie diesen Prozess meistern und die Stakeholder leichter zufriedenstellen.
1. Kommunikation vor Abschluss des Deals
Ein Post Merger Integrationsprojekt startet nicht an Tag 1 nach dem Closing. Ein geplanter Unternehmenskauf wird oft bereits vor dem Closing unternehmensintern und -extern bekannt, üblicherweise bei Vertragsunterzeichnung, was einige Tage oder Wochen vor dem Closing liegen kann. Bei börsennotierten Unternehmen, die an einer M&A-Transaktion beteiligt sind, kann die Vertragsunterzeichnung eine Ad-hoc-Publikation erforderlich machen. Aber auch bei nichtbörsennotierten Unternehmen sollten die bisherigen Eigentümer die Veränderung in der Eigentümerstruktur gegenüber der Belegschaft ankündigen und erklären.
In beiden Konstellationen ist der neue Eigentümer zwar noch nicht „Herr im Haus“, dennoch ist es für den neuen Eigentümer wichtig, bereits jetzt Botschaften in Richtung der Mitarbeiterschaft zu platzieren, die den Boden für ein erfolgreiches Integrationsprojekt bereiten: Was schätze ich am übernommenen Unternehmen? Welche Perspektiven sehe ich für dieses Unternehmen? Was bedeutet das für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter?
2. Zeigen Sie Gesicht, Nähe und persönliche Erreichbarkeit
Das wichtigste Kommunikationsziel der neuen Eigentümer muss sein, Vertrauen, Loyalität und Einsatzbereitschaft der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des übernommenen Unternehmens zu sichern. Verunsicherung, Misstrauen und Zweifel können im ungünstigen Fall zu einer langsamen aber stetigen Abwanderung von Mitarbeitern führen. Wenn das außen wahrnehmbar ist, kann die Abwanderung zu Zurückhaltung auf der Kundenseite und zu Schwierigkeiten in der Gewinnung neuer Mitarbeiter führen.
Aus dem Kreis der neuen Eigentümer sollte daher sehr früh, spätestens wenige Tage nach dem Closing, ein Vertreter am Hauptsitz des übernommenen Unternehmens vor Ort sein, um sich der Belegschaft vorzustellen, den gemeinsamen Weg in die Zukunft zu erläutern und Vertrauen in eine erfolgreiche Zusammenarbeit aufzubauen. Auf diese Weise können offene Fragen umgehend und aus erster Hand beantwortet werden. Eine regelmäßige Präsenz vor Ort sowie der Aufbau eines guten Kontakts zu Gremien, wie dem Betriebsrat, zu Gewerkschaftsvertretern, wichtigen Kunden und Lieferanten, Akteuren der Lokalpolitik und Vertretern der Lokalmedien, sind schließlich das A und O, um weitere wichtige Stakeholder in der Post Merger Kommunikation nicht unbeachtet zu lassen.
3. Post-Merger-Kommunikation darf keine Eintagsfliege sein
Zentrale Fragen der Belegschaft zur Zukunft des übernommenen Unternehmens und zur Sicherheit der Arbeitsplätze sind vorhersehbar. Sie erlauben daher eine gute kommunikative Vorbereitung und treten in aller Regel unmittelbar nach Bekanntwerden der Übernahmepläne auf. Daher sollten die neuen Eigentümer diese wichtigen Botschaften bereits möglichst früh überbringen, zum Beispiel auf der nächsten Betriebsversammlung oder im ersten Info-Mailing an die Belegschaft.
Fragen zu Aspekten wie der Aufgaben- und Kompetenzverteilung zwischen den Gruppengesellschaften, der Einbindung des neuen Unternehmens in den gruppenweiten Strategieprozess, der gemeinsamen Marktbearbeitung oder der Abstimmung von gemeinsamen F&E- und Produktionsprozessen kommen erst nach Wochen oder Monaten auf. Um die Mitarbeitenden über den zukünftigen Ablauf der gemeinsamen Arbeit zu informieren und eine reibungslose Zusammenarbeit zu fördern, sollten die Eigentümer in regelmäßigen Abständen zum Fortschritt in den Integrationsprojekten der unterschiedlichen Abteilungen und Geschäftsbereiche kommunizieren.
4. Nutzen Sie die Vielfalt der verfügbaren Kommunikationskanäle
Um Vertrauen und eine zwischenmenschliche Basis für die erfolgreiche gemeinsame Arbeit zu schaffen, bleibt das persönliche Gespräch das wichtigste Kommunikationsformat. Betriebsversammlungen, Workshops und Vier-Augen-Gespräche sollten in der ersten Phase eines Post Merger Integrationsprojekts vielfach stattfinden.
Je mehr Standorte ein Unternehmen oder eine Firmengruppe betreibt, desto schwieriger ist es für den neuen Eigentümer, allen Mitarbeitenden ein persönliches Gespräch anzubieten. Nutzen Sie in solchen Situationen die Übertragung von Townhall-Meetings per Videokonferenz im Intranet oder die Aufzeichnung von Videostatements. Nutzen Sie zudem analoge Kommunikationsinstrumente wie Aushänge oder Mitarbeiterzeitschriften, um auch Kolleginnen und Kollegen in Abteilungen zu erreichen, die keinen regelmäßigen Zugriff auf PCs und digitale Inhalte wie Mailings, Postings oder Intranetseiten haben.
5. Ehrlich währt am längsten
Unternehmenszusammenschlüsse können auch unangenehme Themen wie die Schließung von Werken, Geschäftsbereichen oder Abteilungen und einen damit verbundenen Abbau von Arbeitsplätzen mit sich bringen. Unter den Stakeholdern führen solche Schritte in der Regel zu vehementer Ablehnung – oft begleitet von einem negativen medialen Echo, Druck von Politik und Gewerkschaften sowie einem „Shitstorm“ in den sozialen Medien.
Für neue Eigentümer, die solche Maßnahmen umsetzen wollen, gilt: Bleiben Sie trotz heftigem Gegenwind in Ihrer Kommunikation standhaft und glaubwürdig. Sprechen Sie regelmäßig, klar und ehrlich über die kritischen Themen und bevorstehende Maßnahmen. Stellen Sie sich den Fragen der Stakeholder. Nehmen Sie ihre Sorgen ernst und begegnen Sie ihnen mit Respekt. Machen Sie keine Versprechungen, die Sie nicht einhalten können, nur um kurzfristig einem letztendlich unausweichlichen Konflikt aus dem Weg zu gehen. Auf lange Sicht ist es wichtiger, Ihre Glaubwürdigkeit durch ehrliche, transparente, ernsthafte und faire Kommunikation mit den betroffenen Stakeholdern nicht zu beschädigen
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Georg Grießmann: Senior Berater
Georg Grießmann war viele Jahre im Controlling eines internationalen IT‑Dienstleistungsunternehmens tätig. Schwerpunkt seiner Tätigkeit war die Erstellung von Finanzberichten, Kennzahlenanalysen und die Aufbereitung von Management-Reports.
